Андрей С.
РЕЗЮМИРУЯ.
Задача такая Нужно заставить пользователей не создавать дубли в базе, при этом заносить всю информацию строго по шаблонам, конечно же продумать все ньюансы связанные с введением новой формы.
Введите систему штрафов за некорректно заполненные данные по контрагенту. 1-2 раза накажете сотрудника - он в следующий раз САМ будет переспрашивать, что и как правильно заполнять.
Бесполезно подобные задачи пытаться решить на уровне программирования. Если спускать каждый раз тупость/лень/безответственность сотрудников и пытаться под них "дописать" программу - очень скоро Ваша программа превратиться в хлам. И в конечном итоге, сотрудники уволятся и на их место придут новые, а этот "хлам" останется и все будут вынуждены с ним работать дальше.
Задачу решать нужно на организационном уровне.