На каждое письмо создаем автоматов Интерес и связываем письмо и Интерес.
Если клиент, по почте не найден, то создаем интерес с Потенциальный клиентом. Имя и почта потенциального клиента совпадают. Менеджер потом сам заведет изменит Клиента в этом интересе. Канал ставим из Источники интереса.
В Тему Интереса автоматом ставим:
Если клиент не найден - время и почтовый адрес;
Если найден – время и наименование контрагента.
Список почт для обработки указан в Линии телефонной почты, а каналы в Источники интереса.