Табель план-факт для сети магазинов

• Добавить свою публикацию
для этого требуется регистрация

Привет. Меня зовут Андрей. Я разработчик ПО (программного обеспечения) и помогаю различным организациям автоматизировать бизнес-процессы, в том числе бухгалтерский и кадровый учет.

Цель данной статьи – это показать мой опыт автоматизации кадрового и отчасти управленческого учета.

Ниже речь пойдет про программу учетапрогнозированияпланирования рабочего времени в часах либо сменах (далее Программа) для сети торговых точек(магазинов).

Эффективное планирование и контроль рабочего времени: способствует более продуктивному функционированию компании; необходимы чтобы не нарушать (либо свести к минимуму вероятность нарушения) трудовое законодательство; оптимизировать расходы на фонд оплаты труда при производстве и реализации товаров иили оказании услуг.

Информация ниже в первую очередь будет полезна для бухгалтеров, кадровых специалистов, IT отделов организаций, относящихся к среднему и крупному бизнесу.

Итак, по доступным функциям программа логически разделена на 3 части: ввод плановых данных, ввод фактических данных, статистика.

А. Ввод плановых данных.

Внесение плановых данных достаточно простое. Следует выбрать месяц и магазин затем должность, количество смен и количество сотрудников. Для удобства просмотра, отображаются все должности, по которым были ранее введены данные в рамках магазина и календарного месяца.

 В качестве группы сотрудников будем брать магазин с его штатным персоналом без внутренних отделов. Планирование ведется по месяцам на каждый магазин отдельно.

Например, на должность кассира в магазине согласно штатному расписанию положено 5 сотрудников и 55 смен, то есть 5 сотрудников должны отработать 55 смен (или 132 часа) в январе 2024 года.

Предполагается, что количество смен или часов у сотрудников в рамках одной должности будет одинаковое в рамках планируемого месяца.

Б. Ввод фактических данных (заполнение табеля рабочего времени).

Для того чтобы формирование данных для аналитики(план-факт) было полноценным – предусмотрен ввод фактических(табельных) данных в табличном виде. Также как и в плановых данных доступен выбор магазина и календарного месяца.

Заполнение табеля магазина доступно от лица, ответственного за свой магазин. Заполняется табель на дату по конкретному сотруднику в должности, например Барышев Серафим Павлович в должности «Директор» работал 5 декабря 2023 года 8 часов (код Я - явка).

Ввод данных в табель производится либо в часах, либо в сменах. Бывают разные должности (линейный персонал, административный персонал). Для должностей административного персонала в табель вносятся данные в сменах. А для линейного персонала в табель вносятся данные в часах.

Если в одном или нескольких магазинах практикуется совмещение должностей, то в табель возможно добавить одного и того же сотрудника, но с разными должностями.

Среди других полезных функций:

• возможность задать премию сотруднику (Колонка «Премия») по каждой должности отдельно с указанием комментария;
• скачивать табель (фактические данные) в файл MS Excel;
• запрет на заполнение табеля прошлых дней для пользователя, ответственного за свой магазин.

 

В. Аналитика(план-факт).

Так как планируемые данные привязаны к должности, а фактические данные в табеле привязаны к ФИО и должности сотрудника, то с учетом этой особенности в аналитике отображается информация на выбранный месяц в рамках каждого магазина отдельно по каждой должности:

• план смен на месяц;
• план смен в руб. на месяц;
• план смен текущее;
• факт смен текущее;
• факт смен текущее руб.;
• отклонение смен (разница между факт и план);
• отклонение в руб.

Каждый показатель в рублях – считается как количество смен *(умножить на) стоимость одной смены в рублях.

Для роли «ответственное лицо от магазина» видна только аналитика своего магазина.

Имеется возможность посмотреть аналитику на:

- прошлые месяцы;

- текущий месяц для оперативного контроля за отклонением от плана в большую(перерасход) или меньшую(экономия) сторону. Причем показатели для текущего месяца рассчитываются с учетом даты на момент просмотра;

- следующий месяц с целью планирования.

 

Чем больше сотрудников в сети магазинов (от 100 и более), тем заметнее будет положительный эффект от использования программы. Например, Вы финансовый директор или руководитель 25 магазинов (а то и более), в каждом по 7-12 сотрудников, что в совокупности 175 – 300 человек.

Программа может работать в облаке как на сервере разработчика, так в варианте OnPremise (в контуре владельца сети магазинов).

 

Выводы.

Не смотря на возможно кажущуюся простоту программы, она полезна для:

- прогноза и планирования рабочего времени сотрудников в компании с целью оптимизации;

- минимизации вероятности превышения нормы персонала компании в разрезе рабочего времени и фонда оплаты труда;

- ведения общей табельной базы для сокращения времени проверкикорректировки вводимых табельных данных;

- управление доступом заполнения(редактирования) табеля к каждому магазину отдельно. Исключения дубляжа часовсмен;

- автоматического формирования табеля в формате MS Excel для интеграции с другими ИС либо использования в документообороте компании.

Кадровым специалистам или бухгалтерии эта программа может быть полезна тем, что не потребуется заниматься рутинными действиями по копированию файлов эксель, гугл таблиц либо давать доступ иили дорабатывать саму 1С.

 

 

Комментарии, предложения, уточнения пишите в ЛС.