Массовая рассылка электронных писем с факсимиле и печатями

Часто возникает необходимость, в целях ускорения оплаты, отправить клиенту на электронную почту печатную форму акта (счета на оплату; УПД; счет-фактуры) с подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.

Обработка работает в двух вариантах: от реестра документов реализации товаров и услуг - подходит для организаций, работающих не по авансовой схеме взаимоотношений с покупателями. Второй вариант - от документов счет на оплату покупателю - подходит для организаций, работающих по авансовой схеме взаимоотношений с покупателями.

Акт об оказании услуг

Счет на оплату

Универсальный передаточный документ

Данная обработка позволяет по реестру документов реализации товаров и услуг, автоматически сформировать и отправить на электронную почту клиентов печатные формы актов, счетов на оплату, счета фактуры и УПД.

Типы отправляемых печатных форм указываются в настройках обработки.

Сформированные печатный формы в базе не сохраняются, дабы не увеличивать её объем. Почтовый адрес клиента указывается в карточке контрагента в соотвествующем поле. Почтовые сообщения отправляются тем контрагентам, у которых в дополнительных свойствах взведена галочка "Автоматическая отправка ПФ" и указан почтовый адрес.

В настройках обработки можно указать период журнала документов, отобрать их по организации.

Также в настройках следует указать учетную запись электронной почты. К заполненной теме сообщения перед отправкой будет добавляться период отправляемых печатных форм. Тело письма вставляется без изменений, как оно указано в настройках.

Форма реестра отобранных документов:

Первая колонка "Вкл"  означает что по данному документу будут отправлены печатные формы.

В результате на почту клиента придет письмо со вложенными печатными формами с печатью и подписями

Для работы системы необходимо зарегистрировать четыре дополнительные внешние печатные формы: ПФ_АктОбОказанииУслуг, ПФ_СчетФактура и ПФ_УПД.

Печать и подписи руководителей, если кто не в курсе, указываются в карточке организации